Hoe voorkom je diefstal in de horeca, door eigen personeel

Veel horecaondernemers hebben ermee te maken, diefstal door eigen personeel. Van het weggeven van drankjes aan bekenden, het meenemen van een fles sterke drank naar huis, tot het simpelweg onrechtmatig graaien in de kassa. Menig horecaondernemer wordt vroeger of later geconfronteerd met deze interne criminaliteit. Het risico op fraude is in de horeca velen malen groter dan in andere branches, dit is met name toe te schrijven aan de grote hoeveelheid cash geld dat dagelijks in de horeca in omloop is. Wat zijn de meest voorkomende manieren van fraude en hoe kan men dit voorkomen?

• Vormen van diefstal in de horeca
• Maatregelen om fraude en diefstal in de horeca te voorkomen
• Controle van het personeel
• Administratie en voorraadbeheer
• Cameratoezicht
• Aanwezigheid van de eigenaar
• Stel huisregels op
• Waarom personeel vaak steelt van de baas

Volgens Misset Horeca lopen horecaondernemers circa 6 procent van hun bedrijfswinst mis, als gevolg van interne criminaliteit door eigen medewerkers (Misset Horeca, 19 september 2013). Interne criminaliteit, waaronder diefstal en fraude, is niet iets waar horecaondernemers mee te koop lopen. Diefstal en fraude in de horeca door het eigen personeel is lastig te bewijzen, het gaat vaak gepaard met grote teleurstellingen en frustraties. Menig werkgever wil graag zijn personeel vertrouwen en een fijne ambiance creëren, maar dit wordt wel steeds lastiger bij vermoedens van diefstal en een weer niet kloppende kassa. Dit veroorzaakt een slechte werksfeer en kan uiteindelijk ten koste gaan van de ondernemers passie voor de horeca. Veel horecaondernemers geven geld uit aan dure kassasystemen, intelligente doseerdoppen, camera's en zelfs aan het inhuren van privédetectives via een recherchebureau.

Vormen van diefstal in de horeca

Menig horecaondernemer wordt op een dag geconfronteerd met fraude of diefstal door eigen personeel. Het weggeven van een drankje aan bekenden of geld uit de kassa in eigen zak steken, zijn slechts twee voorbeelden van diefstal. Andere vormen van interne criminaliteit kunnen zijn:

• het niet aanslaan van consumpties
• het retourneren van consumpties
• het onklaar maken van automatische kassasystemen
• saboteren van elektronische beheer- en doseersystemen (Tik/Tap en ABC-doppen)
• het 'vergeten' om het geld van afgerekende bonnen in de kassa te doen
• het meenemen van drank (met name sterke drank), voor thuisgebruik
• het meenemen van etenswaren, voor thuisgebruik
• ook voor thuisgebruik, schoonmaakmiddelen, pennen, koekenpannen e.d.
• drankjes weggeven aan vrienden, familie en bekenden
• het verkopen van zelf meegebrachte sterke drank
• gasten meer laten betalen dan ze geconsumeerd hebben, het teveel verdwijnt in de eigen zak
• het ontvreemden van kasgelden

Personeel met kwaad in de zin wordt steeds inventiever in het bedenken van manieren om te kunnen stelen, ziet ook Meester Advocaten die horecaondernemers bijstaat in hun gevecht tegen diefstal. Gezien de omvang van de fraude in horecagelegenheden, is het raadzaam een aantal preventieve maatregelen te treffen, om zodoende diefstal zoveel mogelijk te voorkomen.

Maatregelen om fraude en diefstal in de horeca te voorkomen

Helaas zijn fraude en diefstal niet voor de volle honderd procent uit te bannen uit de horeca. Daarvoor is het, onder andere door de grote hoeveelheid kasgeld, een te grote verleiding voor sommige werknemers. Gelukkig zijn er wel maatregelen die de ondernemer kan treffen om diefstal te reduceren.

Controle van het personeel

Selecteer het personeel zorgvuldig en trek altijd referenties na. Als een potentiële medewerker 'moeilijk' doet over het geven van referenties, dan moeten eigenlijk alle alarmbellen gaan rinkelen. Bij twijfel kun je eventueel het zogeheten waarschuwingsregister Stichting Fraude Aanpak Detailhandel raadplegen, waar de namen te vinden zijn van veroordeelde fraudeurs.

Bij structurele kastekorten kun je kijken of er een patroon zichtbaar is tussen de tekorten en het personeelsrooster. In geval van een kastekort, schroom niet het betreffende personeelslid hierop aan te spreken. Op deze wijze weet het personeel dat ze in de gaten gehouden worden, tevens houd je de 'controle' buiten de taboesfeer.

Koopt een bepaalde medewerker plotseling hele dure spullen, of wil een personeelslid altijd alleen afsluiten dan kunnen dit signalen zijn, die wijzen op interne diefstal. Dit hoeft uiteraard niet, maar het is minstens opvallend te noemen en de horecaondernemer doet er goed aan deze persoon extra in de gaten te houden.

Het controleren van jassen en tassen is door de werkgever toegestaan, mits deze controleregeling is opgenomen in het huishoudelijk reglement, welke onderdeel is van de arbeidsovereenkomst. Een medewerker die de overeenkomst heeft ondertekend, kan de controle niet weigeren. Het niet meewerken aan de controle betekent dat de arbeidsovereenkomst wordt geschonden. De eigenaar kan de medewerker sancties opleggen en zelfs besluiten de overeenkomst te beëindigen.

Administratie en voorraadbeheer

Als je als eigenaar niet exact weet wat de voorraad is en je ook geen notie hebt hoeveel geld er dagelijks rondgaat, dan heb je diefstal minder snel in de gaten. Het voeren van een goede administratie en voorraadbeheer zijn van essentieel belang om controle te houden over de inkoop en verkoop. Alleen dan worden veranderingen en afwijkingen zichtbaar. Het zou toch jammer zijn indien je iemand verdenkt van diefstal maar dit niet kan bewijzen, omdat de administratie een rommeltje is.

Cameratoezicht

Om je bedrijfseigendommen te beschermen, kun je camera's in de horecagelegenheid ophangen. Vaak worden er camera's geplaatst met zicht op het kassasysteem, wat preventief tegen diefstal kan werken. Aan het ophangen van camera's zijn echter wel voorwaarden verbonden, zoals je kunt lezen op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.

• verborgen camera's, waar niemand het bestaan van weet, zijn strafbaar
• de inbreuk op de privacy van klanten en personeel dient zo minimaal mogelijk te zijn
• de horecaondernemer moet een zogenaamd 'gerechtvaardigd belang' hebben om klanten of personeel te beschermen
• er moet een noodzaak zijn om de camera's op te hangen
• de ondernemer heeft een informatieplicht over het cameratoezicht, bijvoorbeeld door bordjes in de zaak op te hangen
• de ondernemer mag de camerabeelden niet langer bewaren dan nodig is. Het beleid hiervoor is maximaal 4 weken. Is er echter een criminaliteit vastgelegd, dan mag de ondernemer de camerabeelden bewaren tot dit is afgewikkeld.

Aanwezigheid van de eigenaar

De aanwezigheid van de eigenaar werkt preventief tegen diefstal. Stel ook een manager aan, bij afwezigheid van de eigenaar, die controle en toezicht houdt. De neiging om spullen of geld te stelen, wordt aanzienlijk minder als de eigenaar of manager op de werkvloer aanwezig is.

Stel huisregels op

Er kan een personeelsreglement of huisregels worden opgesteld, die onderdeel zijn van de arbeidsovereenkomst en die het personeel dient te ondertekenen. Hierin beschrijf je wat wel en niet binnen het bedrijf is toegestaan. De opgestelde huisregels moeten natuurlijk voor iedereen gelden en worden ook door de eigenaren en managers nageleefd. Onderwerpen die hierin aan bod kunnen komen zijn onder andere:

• diefstal is strafbaar en hierop volgen sancties
• de wijze waarop men met de kassa dient om te gaan
• hoe wordt de kas opgemaakt
• afspraken sluiting en kasgeld
• gebruik van bedrijfseigendommen
• eventueel cameratoezicht
• visitatie (controle van jassen en tassen)
• fooien en geschenken van gasten

Horeca Nederland heeft een algemeen personeelsreglement, die naar de eigen situatie kan worden ingevuld en aangepast, het Model Huishoudelijk Reglement.

Waarom personeel vaak steelt van de baas

Volgens Hoogleraar Stefan Thau (Professor of Organizational Behavior at INSEAD en aan de Rijksuniversiteit Groningen) zal nagenoeg iedere werknemer, onder bijzondere omstandigheden, verleid worden te stelen van de baas. Motieven hiervoor kunnen zijn: schulden, wraak, buitensluiting en onderwaardering. Professor Thau, onderzocht ongewenst gedrag van werknemers op de werkvloer en de psychologische gevolgen hiervan.

Hoe komt het dat personeel zo vaak steelt van de eigenaar? Het afwijkende gedrag zoals stelen, maar ook pesten en bewust saboteren ligt vaak ten grondslag aan gevoelens van onrechtvaardigheid en 'bij de groep willen horen', stelt Thau onder andere in zijn publicatie: Leader Mistreatment, Employee Hostility .... Thau schetst in zijn onderzoek dat mensen die heel graag tot een bepaalde groep willen horen, eerder geneigd zijn afwijkend gedrag te laten zien. Het 'erbij willen horen', is bij sommigen een doel op zich geworden. Voor een medewerker kan het primaire doel zijn om bij de groep aansluiting te vinden, door bijvoorbeeld aardig gevonden te worden, aldus Thau. Mocht dit nu om een of andere manier niet lukken (doel wordt niet behaald), dan kan de werknemer afwijkend gedrag gaan vertonen. Expres langzaam werken, roddelen en wraak op de leidinggevende nemen.

De werknemers die veel waarde hechten aan het opbouwen en onderhouden van persoonlijke relaties met collega's, blijken in de praktijk het meest genegen dit ongewenste gedrag te vertonen. Thau benadrukt dat het prettige gevoel van de zogenaamde vergeldingsactie, zoals het roddelen of stelen, maar van korte duur is. Het geeft blijkbaar eerst een prettig gevoel maar al snel komen ze erachter dat ze zichzelf door dit gedrag isoleren van de rest.

Handelen uit wraak kan ook gebeuren als medewerkers het idee hebben slecht te worden behandeld of niet gewaardeerd worden ofwel zich buitengesloten voelen. De onvrede kan ontstaan door een nare opmerking van een manager, maar ook doordat de aanvraag voor een vrije dag niet ingewilligd wordt. Als de medewerker in kwestie al een laag zelfbeeld heeft, kan zo'n opmerking of afwijzing een deuk in je zelfvertrouwen oplopen, aldus Thau. Door te roddelen, stelen of te saboteren, heeft de medewerker het gevoel dat hij wraak op de leidinggevende heeft genomen. Het vermindert het gevoel van onrechtvaardigheid en de werknemer ervaart de diefstal daarom ook als gerechtvaardigd. Helaas voor de medewerker, werkt wraak op de werkvloer tegengesteld en zal het de relatie met collega's en het management niet ten goede komen, volgens Thau.

De 'wraakreden' voor diefstal wordt vaak toegepast door mensen die er werkelijk alles voor over hebben om gezien, gehoord, geliefd en gewaardeerd te worden. Als eigenaar of manager kun je wel waakzaam zijn op deze signalen. Wie gedraagt zich de laatste tijd anders, welke medewerkers voelen zich onzeker of achtergesteld, wie valt buiten de groep. Een goede werksfeer, een beetje aandacht en een goed gesprek geeft dikwijls verheldering van wat er onderhuids broedt.

Goede interne communicatie en op een sensitieve manier managen, blijkt vaak een betere diefstalpreventiemaatregel dan visiteren en dure camerasystemen.